ВХОДв закрытую зону
ЦЕНТР СИСТЕМНОГО РАЗВИТИЯ ВЛАДЕЛЬЦЕВ БИЗНЕСА

Простая и удобная Должностная Инструкция - эффективный инструмент для четкого и однозначного разделения зон и границ ответственности

Простая

В успешных компаниях менеджмент структурно выстраивается как четкая последовательность действий.

Проблема в менеджменте многих компаний заключается в том, что зоны и границы ответственности по должностным позициям НЕ разделены четко и однозначно. Это приводит к тому, что сотрудники вместо того чтобы работать максимально эффективно, перекладывают ответственность, выясняют отношения и т.д., что просто недопустимо.

Безусловно, в каждой компании в каком-то виде разработаны должностные инструкции. Ключевое слово - в каком-то виде. По нашему, более чем 10-летнему опыту обучения владельцев бизнеса, такие должностные инструкции существуют чисто формально.

Они представляют собой 20 листов текста мелким шрифтом, которые пылятся на самой верхней полке. Управленцы жалуются, что сотрудники не следуют своей должностной, поскольку она не имеет практического применения.

В этой статье мы хотим показать владельцам бизнеса и топ-менеджменту наш собственный разработанный шаблон должностной инструкции. Его структура помещается всего на 1-2 листах. Такой формой удобно и легко пользоваться. Она проста, понятна и максимально практична.

С помощью такого шаблона должностной инструкции управленцы имеют возможность четко разделить зоны и границы ответственности (особенно на СТЫКАХ должностей, что важно!) и наладить эффективную работу команды на результат.

Особо хотим сделать акцент на том, что большинство компаний начинают формирование должностных инструкций с офис-менеджера (или менеджера по продажам).

В нашем представлении важно начинать выстраивать систему управления СВЕРХУ, т.к. структура идет сверху вниз. То есть очередность формирования должностных инструкций выстраивается в такой последовательности:

  1. Владелец бизнеса

  2. Управляющий Директор (первый уровень управления)

  3. Топ-менеджмент (второй уровень управления)

  4. ...

  5. ...

Итак, давайте рассмотрим каждый структурный блок нашего шаблона должностной инструкции.

Первый блок

Название должности
Кем утверждено, уровень управления
Подчинение линейное
Уровень взаимодействия
Кто замещает во время отсутствия (болезнь, отпуск)
Личное руководство
Выполнение функциональных обязанностей в рамках других должностей

Первый блок является шапкой и начинается собственно с названия должности, кто и на каком уровне утвердил данный документ.

Далее важно обозначить, кому подчиняется данная должностная позиция. При этом по нашему экспертному мнению в рамках организационно-функциональной структуры у сотрудника должен быть только один руководитель.

Если зона ответственности у сотрудника разделена на несколько функций, то функционально он может подчиняться нескольким руководителям, но организационно - ТОЛЬКО ОДНОМУ.

Кроме того в должностной инструкции должно быть установлено, кто замещает во время отсутствия. Это необходимо для обеспечения бесперебойного функционирования бизнес-процессов и предупреждение ситуаций “аврала”, когда “незаменимый” сотрудник неожиданно заболел.

Также хотим обратить внимание на последний пункт - “Выполнение функциональных обязанностей в рамках других должностей”.

Если у сотрудника есть функции, относящиеся к разным должностям, то организационный руководитель должен четко понимать тайминг по каждой функции, чтобы эффективно управлять временем подчиненного, ставить задачи и расставлять приоритеты в соответствии с планами, ресурсами, бюджетом соответствующего отдела.

Данный раздел также состыковывает разные должности с точки зрения функциональных обязанностей.

Может сложиться впечатление, что все это очевидные вещи, но в практике малого и среднего бизнеса многие упускают их из виду.

Второй блок

Основные цели должности: Ключевые показатели результативности: Ожидания от данной должности:

Основные цели должности определяют ключевые зоны, которые данная позиция должна закрывать.

При этом важно подчеркнуть, что они должны поддерживать целостную Иерархию Целей. Таким образом, цели по каждой должности работают на конечную цель бизнеса, основанную исходя из личных финансовых и нефинансовых целей владельца.

Ключевые показатели результативности (KPI) - могут быть как количественные, так и качественные.

Ожидания руководителя от данной должности - важный раздел, который призван обеспечить эффективное взаимодействие между руководителем и подчиненным с точки зрения ожиданий.

У каждого руководителя есть свои ожидания по той или иной должности. Например:

  • Ответственная инициатива во время совещаний - аргументированный анализ работы на основании реальных показателей, выводы и предложения
  • Работу в чужой зоне ответственности выполнять только после согласования с непосредственным руководителем
  • В случае возникновения нестандартных ситуаций свои действия согласовывать с непосредственным руководителем

Третий блок

Основные функциональные обязанности в формате процессного подхода к управлению Позиция в Б/П Уровень полномочий Управляющие стратегические материалы

Данный блок в нашем шаблоне определяет перечень основных функциональных обязанностей, позицию в бизнес-процессе, уровень полномочий, а также управляющие материалы..

Позиция в бизнес-процессе бывает трех видов: владелец, участник и инициатор.

Владелец бизнес-процесса отвечает за конечный результат в рамках определенного процесса. Если в нем задействованы другие сотрудники, то в рамках данного процесса они функционально подчиняются владельцу процесса. В одном процессе не может быть двух и более владельцев.

Участник процесса принимает непосредственное участие в процессе и несет ответственность за качество своей работы, но при этом не отвечает за конечный результат самого процесса.

При этом если в процесс вовлечены несколько участников, которые выполняют работу последовательно, то на участнике лежит ответственность за контроль качества при приемке процесса от предыдущего участника (при этом ответственность за качество конечного результата лежит на владельце процесса).

Инициатор процесса запускает сам процесс - совершает первое действие. Здесь ключевым является своевременность запуска процесса.

При выстраивании структуры управления в качестве первого шага важно не описать максимально качественно и подробно сам процесс, а определить по каждому процессу, кто является владельцем, кто участники, а кто инициатор.

kdbc.com.ua установить СОЕДИНЕНИЕ

Уровень полномочий по каждой функциональной обязанности может иметь следующие варианты:

  • Действовать по своему усмотрению
  • Согласовывать с вышестоящим руководством
  • Действовать и периодически докладывать
  • Действовать и регулярно докладывать
  • Спрашивать и предлагать
  • Спрашивать

Важно, чтобы каждый сотрудник четко понимал свой уровень полномочий. Это обеспечивает четкое взаимодействие с непосредственным руководителем, формирует предсказуемость поведения в процессе реализации задач.

Управляющие материалы - это определенные регламентирующие материалы (часто - стратегического характера), которые выдаются вышестоящим руководством. Они выступают неким практическим руководством, входной информацией для реализации поставленных задач и планов.

Принципиально важно, чтобы в управляющих материалах по каждой должности были разработаны шаблоны отчетности. Они являются связующим элементом, соединяясь с KPI и Иерархией Целей.

Вот и весь шаблон должностной инструкции :)

Как видите, он действительно простой и удобный в использовании. В его структуре только самые важные ключевые моменты и нет ничего лишнего.

Хотите увидеть 8 остальных Рычагов эффективного и результативного Управления? Хотите получить простой, удобный, понятный, а самое главное - ГОТОВЫЙ набор уникальных, авторских инструментов по принципу “бери и делай”?


Приходите на мастер-класс,

и мы покажем, как формируется должностная инструкция с владельца бизнеса (!), как она передается и соединяется с Управляющим Директором и далее - соединяется с Коммерческим Директором.

На примере этой цепочки мы разберем наиболее эффективные инструменты управления, которые позволят выйти на конечный результат и совершить ПРОРЫВ в прибыльности бизнеса!

Екатерина КОВАЛЬЧУК

Совладелец «KOVALCHUK Business-Direct Center ®»
Коммерческий директор
Системный бизнес-тренер, эксперт-консультант
Ключевые темы: совместное владение бизнесом, развитие ключевых компетенций, личная финансовая независимость